Como funciona o WayOne

O mais rápido é o assistente: no Dashboard, em «Primeiros passos», toca em «Abrir assistente» (abre sozinho quando crias a conta). Em 4 passos indicas o horário e as aulas de cada estúdio, os planos, os clientes e a equipa.

A lista «Primeiros passos» do Dashboard mostra o que falta; cada passo fica marcado sozinho quando o completas. A ordem que recomendamos:

1. Configurações → em cada estúdio, indica o horário de funcionamento (podes ter manhã e tarde), quantos lugares tem cada aula e quanto tempo dura. As aulas aparecem sozinhas na Agenda dentro desse horário.
2. Configurações → Planos: cria os planos que vendes (ex.: «1x por semana» 80 €, «2x por semana» 150 €) e o IVA de cada um (Pilates clínico: isento, M07).
3. Clientes → Importar: traz os teus clientes do programa que usas hoje (Excel ou CSV exportado de qualquer programa), ou cria-os um a um em «+ Novo cliente». Em cada ficha indica o plano e o horário fixo.
4. Equipa → «+ Novo membro»: acrescenta as instrutoras, com a cor de cada uma e o horário semanal, e envia-lhes o convite para entrarem.
5. Configurações → Personalizar: ajusta as reposições, os pagamentos, as mensagens, a ficha de avaliação e os consentimentos à tua maneira.
6. Ficha de um cliente → Área de cliente → «Criar link de acesso»: envia-lho por WhatsApp para ele ver e marcar as aulas pelo telemóvel.
7. No teu telemóvel: põe o WayOne no ecrã inicial e ativa as notificações (ver «Notificações no telemóvel»).

Quando tudo estiver feito, a lista desaparece. Também a podes esconder antes, com «Esconder».

O WayOne funciona no navegador do telemóvel, do tablet e do computador. Não precisas de instalar nada da App Store, mas convém pô-lo no ecrã inicial: abre como uma app e só assim o iPhone deixa receber notificações.

iPhone e iPad

1. Abre o WayOne no Safari.
2. Toca no botão Partilhar (quadrado com seta para cima).
3. Escolhe «Adicionar ao ecrã principal» e confirma.
4. A partir de agora abre sempre pelo ícone novo no ecrã.

Android

1. Abre o WayOne no Chrome.
2. Toca nos três pontos no canto.
3. Escolhe «Adicionar ao ecrã principal» ou «Instalar app».

O menu no telemóvel

• Em baixo: Agenda, Dashboard, Clientes e Pagamentos (as instrutoras veem «Aulas», o seu dia simplificado).
• «Mais» abre o resto: Despesas, Faturas, Finanças, Indicadores, Equipa, Configurações e Ajuda.
• Com mais de um estúdio, o estúdio escolhe-se no topo do menu e vale para todo o site.

O WayOne avisa no telemóvel, como uma app: vagas que abrem, pedidos do site, vagas fixas para a lista de espera, troca de instrutor, resumo do mês, erros. Cada pessoa ativa no seu telemóvel.

Ativar (equipa)

1. No iPhone, põe primeiro o WayOne no ecrã inicial e abre-o por lá (ver «Usar no telemóvel»). No Android não é preciso.
2. Vai a Configurações → Personalizar → Avisos no telemóvel.
3. No cartão «Notificações no telemóvel», toca em ativar e aceita quando o telemóvel perguntar.

Ativar (clientes)

Na área de cliente aparece o mesmo cartão «Notificações no telemóvel». O cliente toca, aceita, e passa a receber lembretes, vagas da lista de espera, troca de instrutor e parabéns.

O que chega a quem

• Equipa (proprietário, administradores, gestores): pedidos de aula experimental do site, vagas fixas que servem a alguém da lista de espera, resumo do mês no dia 1.
• Clientes: vaga numa aula em que estão em espera, a vez deles na lista de espera, troca de instrutor, lembretes e parabéns (conforme ligares).

Para deixar de receber, toca em «Desligar» no mesmo cartão. Cada telemóvel é independente.

O modo teste abre uma cópia do teu negócio — os mesmos estúdios, horários e planos — com alunos, equipa, pagamentos e despesas inventados. O teu negócio real não muda.

1. No menu, toca em «Modo teste» (só o dono ou um administrador vê) e depois em «Começar teste».
2. Aparece uma barra amarela no topo de todas as páginas. Experimenta à vontade: marcar aulas, registar pagamentos, mudar horários, emitir faturas.
3. Em «Ver como» escolhes Dono, Receção, Instrutor, Contabilista ou Aluno — vês exatamente o que essa pessoa vê (no Aluno, abre a área de cliente).
4. «Recomeçar» volta aos dados inventados do início. «Terminar teste» apaga tudo e volta ao teu negócio real.

• Nada é enviado: sem notificações, emails ou mensagens a pessoas reais.
• Se o WayOne Faturação estiver ligado, é criada uma empresa de teste: as faturas não têm valor fiscal nem vão para a AT. Em «Faturação de teste» abres essa empresa, também com «Ver como».

Ótimo para ensinar alguém novo da equipa sem medo de estragar nada.

Um cliente não aparece na aula do horário fixo.

Vê os avisos no topo da Agenda: se a aula estava cheia, o WayOne não o pôs lá e avisa. Também pode estar em pausa nesse dia.

Mudei uma aula e ficou livre — posso pôr lá alguém fixo?

Vê se a aula tem a etiqueta «Cheia a …»: quer dizer que noutras semanas esse horário está cheio. Usa «Encontrar vaga» → Horário fixo para ver os horários livres todas as semanas.

Como dou uma reposição à mão?

Na ficha do cliente, em Reposições, «+1 reposição».

Um cliente paga um valor diferente do plano.

Na ficha do cliente, no Plano, indica o preço dele. Para um desconto só por uns meses, «Preço especial». Para mudar só um mês, toca no nome em Pagamentos.

Um cliente começa a meio do mês.

Na ficha → Plano → «Preço especial ou entrada a meio do mês» → «Começa a meio do mês».

Quero dar uma aula particular.

Ver «Aulas privadas»: a aula fica só com esse cliente e as outras vagas fecham.

Uma instrutora vê os pagamentos?

Não. Cada função vê só as suas áreas (ver Equipa).

Não recebo notificações.

No iPhone, o WayOne tem de estar no ecrã inicial e ser aberto por lá. Depois ativa em Personalizar → Avisos no telemóvel e confirma que o telemóvel permite notificações do WayOne nas definições.

Os dados estão seguros?

Sim. Cada estúdio só vê os seus dados, os acessos são pessoais e os dados de saúde só aparecem à equipa que dá aulas.

Encontrei um erro ou tenho uma ideia.

Usa «Pedir ajuda» no fim da página de Ajuda. A mensagem chega-nos com a página onde estavas. Os erros do site também nos chegam sozinhos.

Em cima: 4 cartões

Hoje (aulas, marcações e vagas livres), Recebido no mês (com a barra até à previsão e quanto falta), Resultado até agora (recebido − despesas) e Ocupação da semana. O dinheiro só aparece a quem gere. Toca num cartão para abrir o ecrã dele.

Primeiros passos

Enquanto o estúdio não está todo configurado, aparece uma linha «Primeiros passos · 3 de 6» com o passo seguinte. Toca para ver a lista, abrir o assistente ou esconder.

«Precisa de ti» — tudo o que há para fazer, numa só lista (cada grupo só aparece quando há algo)

• Mensalidades em atraso → «Marcar pago» resolve logo ali, sem ir a Pagamentos.
• Por resolver: faltas de instrutores sem substituto (→ «Arranjar substituto») e horários fixos que não couberam numa aula.
• Vagas para quem está em espera, com um botão de WhatsApp por pessoa já com a mensagem escrita.
• Experimentais: quem vem hoje e quem ainda falta decidir se fica.
• Reavaliações em atraso → «Avaliar». Em baixo, os clientes ativos ainda sem avaliação.
• Em risco de desistir (faltas seguidas, atrasos, sem aulas marcadas…). Uma palavra agora costuma chegar.

Ao lado

As aulas de hoje (toca para abrir o dia na Agenda), as mensagens de WhatsApp por enviar e os aniversários.

Tudo num ecrã

O Dashboard cabe inteiro no ecrã, sem deslizar a página: se uma lista for longa, desliza só esse bloco. No telemóvel, os blocos «Precisa de ti», «Aulas de hoje» e «Mensagens» trocam-se nos botões em cima. As presenças marcam-se na Agenda; a ocupação dia a dia e os números de clientes estão nos Indicadores.

Fecho do mês

O botão «Fecho do mês» (em cima, ou em Mais no telemóvel) junta numa página o que falta para fechar o mês: mensalidades por pagar, faturas por emitir, despesas sem fatura ou fixas por pagar, e a pasta para a contabilidade. Cada linha tem o seu botão; quando estão todas a verde, descarregas a pasta e o mês fica fechado. Até dia 10 abre no mês anterior.

Pesquisa rápida

Em qualquer ecrã, a lupa (no menu, ou em cima no telemóvel) encontra um cliente pelo nome ou n.º e abre a ficha, as aulas, o plano ou o WhatsApp. No computador também abre com Ctrl+K (ou ⌘K).

Tocar num aviso leva-te diretamente ao sítio onde o resolves.

Vista do mês

Cada aula aparece numa linha curta com as vagas: «cheia», «2 vagas», «livre» (ninguém marcado); um ponto laranja quer dizer lista de espera. Se o dia tiver muitas aulas, aparece «+N mais…». Em cima, «Vagas · Alunos» troca para os nomes de quem vem. Nos dias passados vês quantos alunos vieram. No telemóvel, cada dia mostra o número de vagas livres em grande (verde escuro = dia cheio); toca num dia para ver as aulas por baixo.

Ver o dia, a semana ou o mês

Em cima escolhes Dia, Semana ou Mês e andas com as setas (← →). Com mais de um estúdio, escolhe o estúdio no menu ou «Todos os estúdios». Cada aula tem a cor da instrutora que a dá; a legenda está por baixo.

O que dizem as etiquetas

• «2 vagas» / «Cheia»: lugares livres nesta aula.
• «1 em espera»: pessoas em lista de espera nesta aula.
• «Cheia a 12/11»: há vaga neste dia, mas este horário já está cheio noutras semanas — não serve como horário fixo.
• «Privada»: aula privada, as outras vagas estão fechadas.
• «Encerrado»: o estúdio está fechado (feriado, férias).

Abrir uma aula

Toca numa aula para ver quem está marcado e de que tipo é cada pessoa: Horário fixo, Reposição, Alteração pontual ou Experimental. Aparece também a instrutora (ou a substituta), os lugares, os cuidados de saúde e os aniversários (🎂).

Marcar presenças

• Em cada pessoa: «Presente», «Faltou c/ aviso» ou «Faltou s/ aviso». Tocar outra vez no mesmo botão tira a marcação.
• «Todos presentes» marca de uma vez quem ainda não tem nada.
• Só dá para marcar a partir da hora da aula.
• Numa falta com aviso, o WayOne pergunta se dás uma reposição (ou dá sempre / nunca, conforme Personalizar → Reposições).
• «Dor» (depois da aula começar) regista a dor do aluno de 0 a 10, que fica na evolução clínica.

Mover um cliente no computador

1. Arrasta o nome para outra aula (pode ser noutro dia da semana visível).
2. Se a pessoa estiver em horário fixo, escolhe «Só esta aula» (nas outras semanas fica igual) ou «Definitivo» (muda o horário fixo daqui para a frente).
3. Aparece «Desfazer» durante uns segundos, se te enganares.

Mover um cliente no telemóvel

1. Na vista Dia, carrega no nome sem largar até ele «levantar».
2. Arrasta-o para outra aula. Para mudar de dia, encosta o dedo à esquerda ou à direita do ecrã, ou larga em cima do dia na barra de cima.
3. Escolhe «Só esta aula» ou «Definitivo».
4. Alternativa sem arrastar: abre a aula → «Mover» na pessoa → escolhe a aula de destino.

Remover de uma aula

Na pessoa, «Remover desta aula» e escolhe com ou sem reposição. Só tira desta aula: o horário fixo continua nas outras semanas. A vaga fica livre e, se houver lista de espera, o WayOne avisa.

Acrescentar alguém

1. Abre uma aula com vaga e toca em «+ Adicionar cliente».
2. Escreve o nome e escolhe o cliente.
3. Escolhe o tipo: «Alteração pontual» (não gasta reposição) ou «Reposição» (gasta 1).
4. Toca em «Marcar».

Aula cheia

Numa aula cheia aparece «+ Pôr cliente em lista de espera». Quando abrir vaga, a Agenda mostra-o e os clientes com notificações recebem aviso.

Criar uma aula extra

«+ Aula» no topo (computador), toca num espaço vazio na semana, ou «+ Criar aula extra neste dia» no fim da lista (telemóvel). Pode ser fora do horário de funcionamento. Enquanto não tiver ninguém, abre a aula e «Apagar esta aula extra».

Avisos no topo

A Agenda avisa quando um horário fixo não coube numa aula (ex.: aula cheia) e quando há vagas para quem está em espera. Os avisos ficam juntos numa barra («3 avisos: …») com o resumo; toca nela para ver os detalhes.

Alertas de saúde

«Cuidados» por baixo do nome quer dizer que a última avaliação tem cuidados a ter. Só a equipa com acesso a dados de saúde os vê.

No telemóvel, deslizar o dedo para o lado na lista muda para o dia seguinte ou anterior. «Só as minhas aulas» mostra apenas as aulas que dás.

1. Na Agenda, toca em «Encontrar vaga».
2. Escolhe «Horário fixo» (lugar todas as semanas) ou «Só uma aula».
3. Filtra por estúdio, dias da semana e parte do dia (manhã, tarde, noite).
4. Em horário fixo vês «Livre todas as semanas» e «Livre a partir de uma data» (ex.: alguém sai no fim do mês). Em «Só uma aula» vês as aulas com vaga nos próximos 14 dias.
5. Escolhe os horários a propor e toca em «Enviar por WhatsApp»: a mensagem vai com as opções para o cliente escolher. Ou «Ver na agenda» para ir ao dia.

Conta com os horários fixos de todas as semanas, as pausas e os dias de encerramento — não só com o dia que estás a ver.

1. Na Agenda, abre uma aula ainda sem ninguém e toca em «+ Adicionar cliente».
2. Escolhe o cliente e marca «Aula privada».
3. Se quiseres, indica o preço da aula: fica uma cobrança em Pagamentos (uma por aula).
4. Em «Repetir» escolhe «Só este dia» ou este dia e as semanas seguintes (até 12).
5. Toca em «Marcar aula privada».

A aula passa a ter só 1 lugar e fica com a etiqueta «Privada». Ninguém consegue marcar por cima: nem a equipa, nem os clientes na área de cliente, nem a lista de espera.

Quando volta ao normal

• Se o cliente privado desmarcar, for removido ou movido, as outras vagas abrem sozinhas.
• Para abrir à mão: abre a aula → «Deixar de ser privada (abrir as outras vagas)». O cliente continua marcado.

Nas semanas em que o horário já tiver alunos, a aula não fica privada; no fim aparece um aviso com essas datas.

1. Na Agenda, abre a aula e toca em «+ Aula experimental».
2. Escreve o nome e o telemóvel (ou escolhe alguém da lista de espera).
3. Escolhe o preço: o valor do estúdio, «Gratuita» ou «Outro valor».
4. Toca em «Marcar aula experimental». Aparece um botão para enviar a confirmação por WhatsApp.

A pessoa fica criada como cliente «Experimental», com o valor da aula em Pagamentos (se não for gratuita).

Depois da aula

Na ficha da pessoa (ou no Dashboard) escolhe «Ficou cliente» ou «Não ficou» e porquê. Quem fica passa a cliente ativo e recebe número.

Pedidos pelo site

Os pedidos do formulário do site entram na lista de espera e a equipa recebe uma notificação no telemóvel.

Em Personalizar → Aulas experimentais defines o preço habitual e quantas experimentais pode ter cada aula.

Um ecrã simples, só para quem tem a função de instrutor: no telemóvel aparece em «Aulas» no menu de baixo. Mostra apenas as aulas dessa pessoa, sem o resto da Agenda, com botões grandes para usar no fim da aula. Quem gere o estúdio faz o mesmo na Agenda (presenças e «Dor» em cada aluno).

1. Escolhe Ontem, Hoje ou Amanhã.
2. «Só as minhas aulas» mostra só as tuas (desliga para ver todas).
3. Em cada aluno vês o tipo de marcação, os cuidados de saúde e os aniversários.
4. A partir da hora da aula: «Presente», «Faltou c/ aviso» ou «Faltou s/ aviso». «Todos presentes» marca a turma de uma vez.
5. «Registar dor»: toca no número de 0 (sem dor) a 10 (máxima). Fica na evolução clínica do aluno.
6. «Ficha» abre a avaliação do aluno.

Mover e remover alunos faz-se na Agenda completa (link no fim da página), conforme as permissões dadas em Equipa.

A lista

• Pesquisa por nome, telefone, NIF ou número de cliente.
• Filtra por estado: Ativos, Experimentais, Cancelados.
• Em cima: «+ Novo cliente», «Importar», «Lista de espera» e «Enviar mensagem».

A ficha tem 4 separadores

• Dados: contactos, NIF, estado, faturação, notas e a área de cliente. Abre como ficha para ler (com WhatsApp e ligar num toque); «Editar» abre o formulário. «Apagar cliente…» está discreto no fim.
• Plano e horário: o plano e o preço, preço especial, aulas avulsas e packs, o horário fixo e as pausas.
• Aulas e reposições: as próximas aulas e as anteriores, e as reposições.
• Saúde e documentos: a ficha de avaliação e os consentimentos assinados.

Criar um cliente

1. Clientes → «+ Novo cliente».
2. Nome, telemóvel (escolhe a bandeira para números de outros países), email, NIF e data de nascimento.
3. Guarda. Depois, na ficha, escolhe o plano e o horário fixo.

Dados

Nome, contactos, NIF, morada, data de nascimento, estúdio, forma de pagamento habitual, nome e NIF para faturar (se for outra pessoa ou empresa), notas, e «Nota nas faturas» (ex.: texto para reembolso do seguro ou ADSE — sai em todas as faturas deste cliente).

Plano

Escolhe o plano e, se o cliente paga outro valor, o preço dele. «Guardar plano» vale a partir do mês escolhido.

Preço especial ou entrada a meio do mês

• Preço especial: escreve o valor promocional no plano e escolhe até que mês vale → «Guardar preço especial». Depois volta ao preço normal sozinho.
• Começa a meio do mês: escolhe o dia em que começa → «Calcular proporcional». O WayOne conta as aulas do horário fixo que faltam nesse mês e mostra «Cobrar X € no 1.º mês». O cliente precisa de ter o horário fixo guardado.

Aulas avulsas e packs

1. Escolhe 1 (avulsa) ou um pack (4, 5, 8, 10, 12 aulas).
2. Escreve o valor e, se quiseres, a descrição.
3. «Registar»: fica uma cobrança em Pagamentos e as aulas ficam como créditos para marcar (como reposições). Na fatura sai o nome do pack.

Horário fixo

Os dias, horas e estúdio de todas as semanas. O WayOne marca o cliente sozinho nessas aulas e cria a mensalidade todos os meses. Se uma aula estiver cheia, avisa.

Reposições

Quantas tem e de onde vieram (faltas com aviso, desmarcações, packs). «+1 reposição» e «−1» para acertar à mão. Podem expirar (Personalizar → Reposições).

Ficha de avaliação e Consentimentos

Atalhos para a avaliação e para os documentos assinados — ver os artigos próprios.

Área de cliente

«Criar link de acesso» e enviar por WhatsApp. «Novo link» se o anterior se perdeu; «Retirar acesso» para cortar.

Pausas

«Registar pausa» (férias, baixa): nesse período o cliente sai das aulas e, se a pausa for o mês inteiro, não paga esse mês. O lugar fica livre para outros.

Aulas

Histórico das aulas, com presença e tipo de marcação.

Cancelar ou apagar

Para um cliente que sai, muda o estado para «Cancelado» e escolhe o «Motivo da saída» (conta nos Indicadores): sai das aulas futuras e deixa de ter mensalidades, mas o histórico fica. «Apagar cliente…» apaga tudo — usa só para enganos.

1. Clientes → «Enviar mensagem».
2. Escolhe para quem: Todos os clientes, Um estúdio, Um horário fixo (dia da semana e, se quiseres, hora) ou Quem tem aula num dia.
3. Toca em «Ver quem recebe»: aparece quantos têm notificações no telemóvel e quantos não têm.
4. Escreve o título e o texto. {nome} é trocado pelo primeiro nome de cada um.
5. «Enviar»: chega já ao telemóvel de quem tem notificações.
6. Para os restantes aparece a lista com um botão de WhatsApp por pessoa, com o texto pronto.

Para avisos de estúdio (mudança de horário, dia fechado, novidades). As conversas do dia a dia continuam a ser com a equipa.

1. No programa que usas hoje, exporta a lista de clientes em Excel (.xlsx) ou CSV. Se não tiveres programa, usa o modelo do WayOne.
2. Clientes → Importar → escolhe o ficheiro.
3. Em «O que é cada coluna?», confirma o que o WayOne sugeriu: nome (ou primeiro nome + apelido), telefone, email, NIF, data de nascimento, morada, código postal, localidade, n.º de cliente, estado, estúdio, plano, valor, horário fixo, notas… O que não interessa fica em «Ignorar».
4. Se o ficheiro começar com um título ou linhas em branco, escolhe a linha onde estão os títulos das colunas.
5. Revê a pré-visualização: os avisos dizem o que não foi reconhecido.
6. Se o ficheiro não tiver estado, escolhe se os clientes novos ficam «Ativos» ou «Antigos».
7. Escolhe a partir de que mês valem os planos e horários e toca em «Importar».

Clientes que já existem (pelo número, NIF, email, telefone ou nome) são atualizados, não duplicados: só se preenche o que está em branco.

Ficheiros .xls antigos: abre-os e guarda como .xlsx antes de importar.

Interessados em horário fixo

1. Clientes → Lista de espera → «+ Adicionar interessado».
2. Nome, telemóvel, estúdio (ou qualquer) e quantas vezes por semana.
3. Marca os dias e horas em que a pessoa pode vir (toca no dia para marcar o dia todo).
4. Guarda.

Quando abre um lugar

• Os horários com lugar fixo livre mostram logo quem serve, por ordem de chegada.
• No Dashboard e na Agenda aparecem as vagas com o nome de cada pessoa e o botão de WhatsApp, já com a mensagem.
• Quando um horário que estava cheio fica com lugar (alguém sai ou muda), a equipa recebe notificação no telemóvel com os nomes de quem serve.

Depois

«Já tem horário» quando a pessoa ficou; «Tirar» para a retirar. Para quem ainda não é cliente, dá para marcar logo uma aula experimental.

Espera numa aula

Numa aula cheia, «Pôr cliente em lista de espera». Quando alguém sai, quem espera recebe notificação. Em Personalizar → Avisos podes dar a vaga «por vezes»: o primeiro tem umas horas para marcar, depois passa ao seguinte.

O texto das mensagens de WhatsApp muda-se em Personalizar → Mensagens.

1. Na ficha do cliente → Ficha de avaliação → «Nova avaliação» (ou no Dashboard, em Reavaliações).
2. Passa o tablet ao cliente: ele responde às partes dele (objetivos, rotina, saúde, intensidade da dor) e assina com o dedo.
3. A instrutora preenche a avaliação postural, os testes, os cuidados a ter, o plano e a data da próxima reavaliação.
4. Guarda. Os «Cuidados a ter» aparecem como alerta na Agenda e em «As minhas aulas».

Consultar

A página da avaliação mostra a última, os cuidados, a assinatura e todas as anteriores («Todas as avaliações»). «Editar» corrige; «Nova avaliação» faz a reavaliação.

Se o tablet ficar a meio, a avaliação fica guardada nesse tablet até voltares.

As perguntas mudam-se em Personalizar → Ficha de avaliação. Só a equipa (não a contabilidade) vê os dados de saúde.

Na página da avaliação do cliente, o cartão «Evolução clínica» junta:

• O gráfico da dor de 0 a 10: ○ é uma avaliação, ● uma nota depois da aula. Toca num ponto para ver o valor e a data. Em cima diz de quanto para quanto mudou.
• A tabela dos testes (core, equilíbrio, mobilidade, flexibilidade…) avaliação a avaliação.
• As notas de evolução, com quem as escreveu.

Registar

1. Em «Registar hoje», toca no nível de dor.
2. Se quiseres, escreve uma nota (ex.: «menos dor ao dobrar-se»).
3. «Guardar registo».

O mais rápido é registar no fim da aula: na Agenda, «Dor» em cada aluno (ou em «Aulas», no telemóvel das instrutoras). Útil para mostrar a evolução ao cliente ou ao médico.

Preparar os textos (uma vez)

1. Configurações → Personalizar → Consentimentos.
2. Já há três textos sugeridos: Regulamento do estúdio, Proteção de dados (RGPD) e Autorização de imagem (opcional). Ajusta-os às regras do estúdio.
3. «Obrigatório» e «Em uso» para cada um. «+ Novo documento» para outros.
4. «Guardar» em cada documento.

Assinar no estúdio (tablet)

1. Ficha do cliente → Consentimentos.
2. Toca em «Assinar» no documento.
3. O cliente lê, confirma o nome e assina com o dedo → «Li e aceito — assinar».

Assinar no telemóvel

Na área de cliente aparece «Para assinar» com os documentos em falta. O cliente toca em «Ler e assinar» e assina com o dedo.

Ver e imprimir

Na ficha do cliente: «Ver» mostra o texto exato que foi assinado, o nome, a data, onde foi assinado e a assinatura. «Imprimir» guarda em papel ou PDF.

Se mudares um texto, os clientes voltam a vê-lo para assinar (aparece «O texto mudou — assinar de novo»). As assinaturas antigas ficam guardadas.

Lembrar quem está em atraso

Em cima, «Lembrar atrasados» mostra quem já passou do dia de pagamento, com um botão de WhatsApp para cada um, já com o mês e o valor. Envias e voltas para o seguinte; os enviados ficam marcados. O texto muda-se em Personalizar → Mensagens («Lembrete de mensalidade em atraso»).

Todos os meses o WayOne cria a mensalidade de cada cliente ativo, com o valor do plano (ou o preço especial). Clientes em pausa o mês inteiro não pagam.

• Escolhe o mês com as setas. Em cima: o total previsto, recebido e em falta.
• Filtra por estado: todos, por pagar, pagos, em atraso.
• «Pago» regista o pagamento com a forma habitual do cliente; escolhe outra forma se for diferente. «Desfazer» se te enganaste.
• Toca no nome para mudar o valor desse mês, a forma de pagamento, a data ou deixar uma nota.
• A partir do dia escolhido em Personalizar → Pagamentos, o que falta pagar fica «em atraso» (e aparece no Dashboard).

Cobrança avulsa

Para algo fora da mensalidade (ex.: uma inscrição): em cima, «+ Cobrança avulsa» → escolhe o cliente, o valor e a descrição → «Adicionar». Packs e aulas privadas criam a cobrança sozinhos.

Faturar

Com a WayOne Faturação ligada, cada pagamento pode ser faturado com um toque (ver «Faturas»).

1. No banco online, exporta o extrato do mês em CSV ou Excel.
2. Pagamentos → «Importar extrato do banco» e escolhe o ficheiro.
3. Na primeira vez, indica as colunas (data, descrição, valor). O WayOne lembra-se para a próxima.
4. O WayOne sugere a que cliente e mensalidade pertence cada transferência. Revê e marca «Confirmar».
5. «Ignorar» para movimentos que não são mensalidades.

Quando confirmas, aprende o nome de quem paga (ex.: o marido da cliente) para acertar sozinho nos meses seguintes. «Movimentos já associados» mostra o que fizeste, com «Desfazer».

Despesas do banco

Em Despesas → «Importar do banco» funciona igual com os débitos: sugere a categoria e aprende com as tuas escolhas.

O histórico de importações é de cada estúdio: escolhe o estúdio certo no menu antes de importar.

Como está organizada

Em cima, cartões com o resumo: total do mês, quanto cabe a cada estúdio, faturas em falta e fixas por pagar (toca num cartão para ir lá). Três separadores: «Despesas» (a lista do mês, com barras por categoria), «Fixas» (renda, ordenados… para marcar como pagas) e «Para a contabilidade» (a pasta do mês e as faturas em falta). Em cada despesa, «+ Juntar fatura» junta a fatura e o botão «⋯» tem o resto: Editar, Tornar fixa, Retirar fatura, Apagar.

Nova despesa

1. Despesas → «+ Nova despesa» (em cima).
2. Data, valor, descrição, categoria e estúdio (ou «Geral (todos)»).
3. Se tiveres a fatura, junta-a (foto ou PDF): o WayOne lê o código QR da AT e preenche o NIF do fornecedor, o número, a data e o IVA.
4. Guarda.

Despesas de vários estúdios

Com mais de um estúdio, uma despesa «Geral (todos)» divide-se entre eles: por defeito em partes iguais (50/50 com dois estúdios). Para outra divisão, escolhe «Percentagens» e escreve a parte de cada estúdio (têm de somar 100%), ou «Por horas» e indica as horas em cada estúdio — ex.: uma instrutora com 5 horas em Cascais e 20 em Oeiras fica 20% / 80%. Nas despesas fixas, a divisão mantém-se nos meses seguintes. Em Finanças e no Dashboard, cada estúdio conta só a sua parte.

Corrigir

«Editar» em qualquer despesa (ex.: puseste «Geral» e era de um estúdio, ou queres mudar a divisão). «Apagar» para enganos.

Despesas fixas

• Ao registar, marca «Despesa fixa — repete todos os meses»; ou «Tornar fixa» numa despesa já registada; ou «+ Nova fixa» no painel «Despesas fixas» (renda, ordenados, software…). Aparece logo no painel «Despesas fixas», já como paga este mês.
• Todos os meses aparecem por pagar: «Marcar paga» quando pagares.
• «Editar» muda o valor daqui para a frente; «Terminar» quando deixa de existir.

Faturas do mês para a contabilidade

• O cartão «Faturas do mês» mostra que despesas já têm fatura e quais faltam.
• «Descarregar pasta do mês» cria um ZIP com todas as faturas e uma folha Excel com a lista — para enviar à contabilidade.
• «Enviar tudo para a Faturação» passa as despesas e faturas para a WayOne Faturação, onde a contabilista as vê com a conta dela.

Cria as tuas categorias em Personalizar → Despesas.

Ligar à WayOne Faturação (uma vez)

1. Na WayOne Faturação → Ligações, cria uma chave.
2. No WayOne → Faturas → «Ligar à WayOne Faturação», cola a chave → «Ligar».
3. «Enviar planos» cria os artigos (com o IVA certo) na Faturação.

Empresa de cada estúdio

Se um estúdio for de outra empresa (outro NIF), toca na linha «Faturado por…» (em cima, nas Faturas), depois em «É de outra empresa» e liga-o com a chave dessa empresa. «Usar a empresa principal» volta atrás.

Faturar

• A lista mostra os pagamentos recebidos do mês, com o estado da fatura.
• Toca para emitir: a fatura-recibo sai na Faturação com o NIF e a nota do cliente.
• «Ver fatura» abre o documento; «WhatsApp» envia o link da fatura ao cliente.
• «Corrigir» quando um dado estava errado (emite-se nota de crédito na Faturação).

Sem a Faturação ligada

«Copiar dados» ajuda a passar para outro programa; «Registar» marca como faturado com o número.

Exportar

«Exportar mês (contabilidade)» e «Exportar por faturar» criam folhas para a contabilidade.

A WayOne Faturação é um site à parte (botão «Abrir a WayOne Faturação» em Faturas), com conta própria. É lá que ficam os documentos oficiais.

Emitir à mão

1. Emitir → escolhe o tipo e a série (ex.: Fatura-recibo).
2. NIF e nome do cliente, ou «Consumidor final».
3. «+ Juntar artigo» e ajusta quantidade e preço.
4. Escolhe o meio de pagamento → «Emitir».

Nota de crédito com um toque

1. Abre a fatura.
2. «Nota de crédito total» → escolhe o motivo → «Emitir nota de crédito». Sai com o mesmo cliente e artigos.
3. Para creditar só uma parte: «Nota de crédito parcial» — abre já preenchida, mudas o valor e emites.

O programa não deixa creditar mais do que o valor da fatura. «Anular» só para documentos emitidos por engano que não chegaram ao cliente.

Resumo, IVA e SAF-T

• Resumo mostra a faturação do mês por taxa de IVA, por estúdio e as notas de crédito.
• «Ver trimestre» mostra o trimestre: IVA liquidado, isenções (ex.: M07) e o IVA das faturas de despesas — para a declaração periódica.
• «Descarregar SAF-T» do mês (no trimestre, os três meses).

A contabilista

Em Equipa, na Faturação, convida a contabilista: ela entra com a conta dela, vê documentos, despesas e faturas das despesas, e descarrega o SAF-T e a pasta do mês.

• Vista «Mês»: recebido, despesas e resultado, com previsão até ao fim do mês; falta receber, em atraso de meses anteriores e fixas por pagar.
• Vista «Ano»: mês a mês, entradas por forma de pagamento e saídas por categoria.
• Com vários estúdios, vê cada um à parte: as despesas «Geral» contam com a parte de cada estúdio (partes iguais ou as percentagens escolhidas).
• «Ocupação por horário»: um mapa dos dias e horas, mais escuro onde está mais cheio, nas últimas semanas. Ajuda a ver que horários abrir ou fechar.

Toca em «Ver detalhe →» para ir à lista de onde vem cada número.

Indicadores (no menu, para quem gere) mostra os últimos 12 meses do estúdio escolhido no menu, ou de todos:

• Em cima: clientes ativos, novos e que saíram; percentagem de experimentais que ficam; saídas por mês; quanto tempo fica, em média, um cliente; e a satisfação.
• Mês a mês: ativos, novos, saídas, experimentais e quantos ficaram.
• Porque saem: os motivos escolhidos ao cancelar cada cliente.
• Experimentais que não ficam: os motivos registados em «Não ficou».
• Ocupação por instrutor: lugares ocupados nas aulas de cada um, nas últimas 8 semanas.
• O que dizem os clientes: as últimas respostas de 0 a 10, com os comentários.

Para os motivos contarem, escolhe sempre o «Motivo da saída» quando cancelas um cliente.

A ficha de cada pessoa

Tem separadores: Horário (o horário semanal), Faltas (faltas e substituições), Aulas e pagamento, Acesso (função, permissões e convite) e Dados (nome, contactos e cor na Agenda).

Acrescentar

1. Equipa → «+ Novo membro»: nome, telemóvel e função.
2. Na ficha da pessoa, separador «Acesso» → envia o convite por WhatsApp ou email.
3. Define o horário semanal (que dias e horas dá aulas, em que estúdio) → «Guardar horário». As aulas desse horário ficam com a cor dela.

Funções

• Proprietário/Administrador: tudo.
• Gestor: tudo menos a subscrição.
• Receção: Agenda, Clientes e Pagamentos (o que escolheres).
• Instrutor: As minhas aulas, Agenda e fichas de avaliação.
• Contabilidade: Pagamentos, Despesas, Faturas e Finanças, sem dados de saúde.

Faltas e substituições

1. Na ficha da instrutora → separador «Faltas».
2. Dia, estúdio (ou todos), substituto e nota → «Registar falta».
3. As aulas passam a mostrar a substituta e os clientes dessas aulas recebem aviso no telemóvel (se ligado).

Aulas dadas e pagamento

Na ficha de cada instrutora, o quadro mostra as aulas dadas por mês (últimos 3 meses), as substituições e os alunos. Escreve o «Valor por aula» → «Guardar valor» e vês quanto há a pagar. Conta as aulas com pelo menos um aluno, sem as faltas.

Está dividido em separadores: Estúdios e horários, Planos e preços, Cores da equipa, Dias de encerramento e Cópia dos dados. Regras, textos e avisos estão em «Personalizar» (botão em cima).

• Em cada estúdio: lugares por aula, duração e o horário de funcionamento, resumido numa linha por grupo de dias (ex.: «Seg–Sex · 08:00–13:30 e 17:00–21:00»). «Editar horário» abre os dias; «Copiar segunda para terça a sexta» poupa repetir.
• Dias de encerramento: feriados, férias do estúdio ou umas horas fechado (nome, primeiro e último dia, estúdio ou todos, dia inteiro ou só umas horas). A Agenda mostra «Encerrado» e os horários fixos não são marcados nesses dias. Em cada encerramento, «Avisar clientes» diz quantas marcações há nesses dias e avisa-os no telemóvel — e, se quiseres, tira-os dessas aulas e dá uma reposição a cada um.
• Cópia dos teus dados: «Descarregar cópia em Excel» cria um ficheiro com clientes, planos, horários fixos, pagamentos, aulas e presenças, despesas e reposições. Guarda-o de vez em quando.
• «Cor de cada instrutor na Agenda».
• Planos: nome, aulas por semana, preço e IVA (para as faturas).

Tudo o resto está em «Personalizar». A subscrição do WayOne está em «Subscrição».

• Aulas e Agenda: de quanto em quanto tempo começa uma aula, se abre ao domingo, como aparecem os nomes, e se os clientes de um estúdio podem ir a outro.
• Reposições: se expiram e quando, o máximo por cliente, e o que acontece numa falta com aviso (perguntar, dar sempre, nunca).
• Pagamentos: dia a partir do qual há atraso, formas de pagamento aceites e pagamento online.
• Aulas experimentais: preço e quantas por aula.
• Mensagens: textos de WhatsApp e avisos, com {nome}, {dia}, {hora}, {estudio}… e pré-visualização.
• Ficha de avaliação: as tuas perguntas e a declaração que o cliente assina.
• Consentimentos: os documentos que os clientes assinam.
• Despesas: as tuas categorias.
• Área de cliente: o que os clientes podem fazer sozinhos.
• Avisos no telemóvel: que avisos são enviados (ver artigo próprio).
• Marca: logótipo e cor que os clientes veem.

Mudar o intervalo das aulas apaga só as aulas futuras vazias; as que têm clientes ficam.

Configurações → Personalizar → Avisos no telemóvel. Liga o que quiseres e toca em guardar:

• Lembrete da aula (na véspera ou horas antes).
• Mensalidade em atraso.
• Vaga aberta, para quem está em lista de espera numa aula — e, se quiseres, «por vezes»: o primeiro tem X horas, depois passa ao seguinte.
• Parabéns no dia de anos (a clientes ativos com data de nascimento).
• Resumo do mês anterior no telemóvel da equipa.
• Troca de instrutor: os clientes sabem quem dá a aula quando há substituição.
• Reposições a expirar: uns dias antes, o cliente é lembrado de as marcar (só se as reposições tiverem prazo).
• Satisfação: a pergunta «De 0 a 10…» na área de cliente, de tempos a tempos. Notas de 6 ou menos chegam ao telemóvel da equipa.

Quando (horas e prazos)

No mesmo separador, o cartão «Quando» define o ritmo de cada coisa: lembrete da aula na véspera (a que horas) ou 1 a 48 horas antes; hora dos parabéns; quantos dias antes se avisa das reposições a expirar; o lembrete no calendário do cliente; quando se faz a pergunta de satisfação; o dia do resumo do mês; quando um cliente aparece «em risco» (faltas seguidas ou dias sem vir); com quantos dias de antecedência as reavaliações aparecem no Dashboard; e se a equipa é avisada das vagas em horário fixo. Toca em «Guardar» no fim do cartão.

Em baixo vês os últimos avisos enviados e a quem. Os textos mudam-se em Personalizar → Mensagens ({quando} escreve «hoje», «amanhã» ou o dia).

Os avisos chegam a quem ativou as notificações no telemóvel (ver «Notificações no telemóvel»).

1. Na ficha do cliente, «Criar link de acesso».
2. Envia o link por WhatsApp (há um botão).
3. O cliente abre, cria a palavra-passe e fica com acesso.

• Vê o horário fixo, as próximas aulas e as anteriores.
• Desmarca até X horas antes (e ganha reposição, se escolheres).
• Marca reposições e aulas com vaga («Marcar reposição»).
• Entra e sai de listas de espera.
• Vê as mensalidades e, se ligado, paga online.
• Assina os consentimentos em falta.
• Ativa as notificações no telemóvel.
• Junta as aulas ao calendário do telemóvel (iPhone ou Google), com o lembrete que o estúdio escolher.
• Responde, de vez em quando, a «De 0 a 10, recomendarias o estúdio?» (se ligado).

Em Personalizar → Área de cliente escolhes as regras: horas de antecedência para desmarcar, se dá reposição e se pode marcar sozinho.

Envia aos clientes o «Guia para clientes» (em Ajuda, em cima, ou em Personalizar → Área de cliente): explica tudo em 1 minuto.

Em Configurações → Subscrição vês quantos dias faltam do período experimental, ativas a subscrição e, em «Cartão, faturas e cancelamento», mudas o cartão e descarregas as faturas do WayOne.

Em Configurações → Serviços e salas dizes o que o teu estúdio oferece. Quem só tem Pilates clínico não precisa de mexer em nada: tudo funciona como antes.

Tipo de estúdio

Escolhe o que se parece mais contigo (Pilates clínico, Reformer / aulas de grupo, Vários serviços, Dança/box/fitness) e toca em «Aplicar». São acrescentados os serviços certos; nada é apagado.

Serviços

• Horário fixo: cada aluno tem o seu lugar todas as semanas (o Pilates clínico).
• Marcação livre: os alunos marcam as aulas que querem, com um pack de aulas ou uma mensalidade ilimitada.
• Sessão individual: um cliente com um profissional (fisioterapia, massagem). Marca-se na Agenda em «+ Sessão».
• Cada serviço tem a sua cor, duração, lugares e IVA (vai para a fatura).

Salas e horário de turmas

Acrescenta salas (turmas ao mesmo tempo) ou gabinetes. No «Horário de turmas» vês a semana de cada sala: toca em «+ Turma» no dia certo, escolhe a hora, o serviço, o instrutor e os lugares, e usa «Repetir de segunda a sexta» para copiar a turma para os outros dias. As turmas juntam-se sozinhas às outras aulas na Agenda e aparecem na área de cliente. Se só trabalhas com turmas, desliga as «aulas automáticas» do estúdio.

Uma sala pode funcionar como a principal: em «Salas e gabinetes», liga «Horário próprio, com aulas automáticas», escolhe o serviço, a duração e o instrutor, e indica o horário da sala (ou usa o do estúdio). As aulas dessa sala aparecem sozinhas na Agenda, ao lado das da sala principal.

Também podes criar uma turma a partir da Agenda: «+ Aula» → Repetir: «Todas as semanas a este dia e hora».

Packs e mensalidade ilimitada

Em Configurações → Planos escolhe o tipo: Mensal (aulas por semana), Mensal ilimitado ou Pack de aulas. Os packs vendem-se na ficha do cliente (Aulas avulsas e packs) e dão aulas para marcar; com o ilimitado, o cliente marca na área de cliente sem gastar créditos.

Na Agenda, o filtro «Serviço» mostra só um serviço de cada vez.